Filière : administrative

Grade  adjoint administratif ou principal 2èC

Lieux d’exercice siège du SYDEL Saint André de Sangonis /

 

Régime de travail : Fonctionnaire / Contractuel

Quotité :

·         Temps complet 39h avec RTT soi 35h règlementaire

·         ½ temps Aménagement et ½ temps Autres Pôles : Santé et Tourisme-Culture

 

Missions du poste :

·                  Activités et tâches principales du poste :

Le poste est mutualisé entre le Pôle Aménagement et les Autres Pôles selon les besoins internes.

Cette mutualisation s’organise sur une répartition de 50% Aménagement et 50% Autres Pôles (annualisée)

Les missions d’appui au Aménagement et Environnement »

 

·         Organisation logistique des réunions, des missions et des évènementiels

·         Gestion du courrier du Pôle (rédaction, envoi, réception, archivage, gestion des registres)

·         Organisation du suivi du rôle de Personne Publique Associée pour le SCOT et le PCAET

·         Finalisation et mise en page de notes et documents, de courriers

·         Mises à jour des Bases de Données du Pôle en lien avec l’assistante de direction Sydel

·         Appui à la communication du pôle notamment SCoT et PCAET (rédactions, site internet, panneau d’affichage, outils de concertation (documents accessibles aux publics), tenu du registre des remarques, outils numériques

·         Appui à la réalisation des dossiers de bilan de la concertation

·         Appui à la réalisation des dossiers d'arrêt et d'approbation du SCoT et PCAET, suivi et révision du document

·         Suivi facturation du Pôle : enregistrement et suivi des devis, factures, abonnements, achats

·         Appui et suivi budgétaire et comptable du pôle

·         Appui à la gestion du courrier pour les missions du SCoT et du PCAET dans le cadre de leur suivi réglementaire : avis règlementaire, échanges avec les Personnes Publiques Associées, …

·         Intégration des projets des missions dans le logiciel de gestion de projet Qpilote et suivi des dossiers

 

Les missions d’assistance aux Pôles du Pays, Administratif, Comptabilité et Logistique :

 

·         Appui et suivi budgétaire sur le volet comptable des pôles en lien avec la gestion comptable au Pays

o    Engagements de dépenses et recettes auprès de la comptabilité : enregistrement des devis et factures, conventions de recettes ou de dépenses

o    Suivis et enregistrements des paiements pour le suivi régulier des budgets des pôles au sein d’outils dédiés

·         Appui logistique à l'organisation de réunions des Pôles : réservations de salles (novel.id ou ailleurs) et assurance, lien visioconférence si nécessaire, réservations et organisation de matériels au besoin

·         Appui à la gestion du courrier pour les missions

·         Aide à la constitution des dossiers de demande de subvention et de demande de paiement

·         Mise à jour des tableaux de bord, fiches de suivi, classement et archivages (physique et numérique)

·         Intégration des projets des missions dans le logiciel de gestion de projet Qpilote et suivi des dossiers

·         Appui à l'organisation des réunions : Assurer I ’organisation pratique des réunions réservation de salles, relance téléphonique, prise de notes et rédaction des comptes-rendus de comités de programmation

·         Suivis administratifs liés à la mission (accueil téléphonique, gestion du courrier, gestion des fournitures et des prestataires...) convocations,

·         Appui à la communication sur les missions

 

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Tâches secondaires du poste :

•  Remplacement des autres assistantes administratives et financières de manière ponctuelle (Accueil physique et téléphonique, Gestion courrier, suivi administratif…)

•  Missions complémentaires en lien avec le fonctionnement général de la structure ;

•  Participations et appuis aux évènements organisés par le Pays Cœur d’Hérault (conférence des maires, séminaires…)

Positionnement hiérarchique :

• Affectation du poste : Pôles du Pays Cœur d’Hérault

 

 

Sous l'autorité : du Président du SYDEL du Pays Cœur d'Hérault, de la Directrice et des Responsables des unités mutualisés pour les missions

 

•  Encadrement direct : Non

 

Relations fonctionnelles :

En interne :                                                                                                     

·         Travail étroit avec les Pôles, et missions, du Pays, notamment Aménagement

·         Travail en collaboration étroite avec les agents du pôle ressources (remplacement, complémentarité)

                                                                                                                       .

En externe :

·         En relation avec des professionnels des missions SYDEL

·         En relation avec les structures et opérateurs du la sphère publique et privé en lien avec les domaines et missions

·         Travail avec des Partenaires Publics Associés au SCoT et PCAET

·         Très occasionnellement relation avec le grand public

Exigences requises :

Niveau requis : Diplôme : Bac +2 - domaine administrative, finances

Expériences requises : oui

Formations et qualifications nécessaires : comptabilité et administration

Expertise(s) nécessaire :

•          Domaines : comptabilité et administration ; communication

•          Niveau d'expertise : Expertise dans son domaine

 

Savoirs (connaissances théoriques et pratiques) CONNAITRE.....

•       Connaissances en gestion administrative, comptable, financière

•       Connaissances en développement local rural

•       Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales : travail en lien avec les élus, les habitants et les partenaires extérieurs

•       » Connaissances sur les procédures d’Aménagement du territoire

•       Connaissance sur les programmes, appels à projets et compétences des financeurs

 

Savoirs faire (techniques et méthodologies) ETRE CAPABLE DE.....

•       Capacités rédactionnelles de courrier, relecture des documents

•       Maîtrise indispensable de l’outil informatique dont notamment traitement de texte et base de données (pack office et logiciels libres) et numérique (web, réseaux sociaux)

•       Capacité à maitriser et appliquer des procédures règlementaires

•       Compétences techniques en matière de gestion de base de données

•       Capacité à repérer les dispositifs de financement s’adressant aux projets portés par des acteurs publics

•       Capacité à entrer en relations avec les acteurs porteurs des dispositifs de financements et d’établir un réseau solide et efficace.

•       Capacité à mettre en place une veille sur les appels à projets lancés et diffuser la communication dédiée auprès des communes, intercommunalités et opérateurs du territoire

•       Capacité à s’approprier la gestion et le déploiement des projets sur le logiciel Qpilote

 

Savoirs être (qualités professionnelles, comportement) ETRE .....

•       Organisé dans son travail gestion de son temps et des priorités    

•       Sens relationnel au service du projet avec les élus et partenaires

•       Disponibilité

•       Sens du travail en équipe, autonomie et esprit d'initiative

•       Capacité relationnelle, de communication et d'expression orale

•       Sens des responsabilités

•       Aptitude au travail en transversalité et au multi- partenariat

•       Esprit d'analyse et de synthèse des dossiers

•       Rigueur et Capacité d'adaptation

•       Force de proposition

•       Méthodique

•       Respect de la confidentialité

 

Conditions et contraintes d'exercice :

•       Ordinateur portable

•       Bureau partagé

•       Déplacements (véhicules de service à disposition). — permis B valide exigé.

•       Planning annualisé en fonction des besoins des missions

 

•       Les Avantages du Poste

•         Rejoindre une collectivité engagée du Cœur d'Hérault avec une feuille de route des missions « CAP 2030 » construite, suivie et ambitieuse pour le territoire et ses usagers

•           Des conditions de travail favorables (forfait congés/rtt pour un 39h : 25 CA + 23 RTT) + Régime indemnitaire

(RIFSEEP) + Avantages sociaux

•           Un cadre de travail et de vie agréable au sein d'une petite équipe de 23 agents

•       Risques professionnels :

•         Travail de bureau.

•         Manutention légère de poids lors de la préparation des réunions

 

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.

À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.