OFFRE D'EMPLOI - ASSITANTE ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE - POLE LEADER ET POLE RESSOURCE

Filière : administrative Grade adjoint administratif ou principal 2èC Lieux d’exercice siège du SYDEL Saint André de Sangonis /

Régime de travail : Fonctionnaire / Contractuel

Quotité :

• Temps complet 39h avec RTT, soit 35h règlementaire
• ½ temps Pôle Leader et ½ temps Pole Ressources du Pays Cœur d’Hérault

 

Missions du poste :

• Activités et tâches principales du poste :

Le poste est mutualisé entre le Pôle Ressources et le Pôle Leader. Cette mutualisation s’organise sur une répartition de 50% Ressources et 50% Leader (annualisée)

Les missions d’appui au Pôle Leader :    

1. Appui à la gestion et au suivi administratif des projets LEADER :

• Aide à la constitution des dossiers de demande de subvention et de paiement LEADER, vérification de la complétude des dossiers, des devis / factures...
• Accompagner les porteurs de projet au dépôt des dossiers sur la plate-forme Europac
• Mise à jour des tableaux de bord et bases de données LEADER (Excel et Qpilote) : suivi des projets, suivi de la maquette financière, indicateurs, fichier contacts
• Appui administratif et comptable du pôle : accueil téléphonique, gestion du courrier, convocations, gestion des fournitures et des prestataires, engagements des dépenses et des recettes du pôle (devis – factures – frais de déplacement), classement et archivage des dossiers (physique et numérique)

2. Appui à l'organisation des réunions LEADER :

• Préparation logistique et suivi des réunions : réservation de salles et matériels, assurance, traiteurs, relances téléphoniques, préparation des dossiers, prise de notes et appui à la rédaction des comptes-rendus, préparation des fiches opportunité

3. Appui à la communication sur le programme LEADER :

• Rédaction d’articles sur l’actualité LEADER pour le site internet : compte-rendu de comités de programmation, résumé des projets sélectionnés, bilan annuel, réunion d’information...
• Appui à l’organisation d'évènement et à la création de supports de communication

4. Appui à l’ingénierie financière transversale :

• Veille sur les appels à projets et les financements mobilisables pour les porteurs de projets sollicitant une aide LEADER
• Assurer la veille des appels à projets, des programmes et initiatives émanant de programmes sectoriels européens, nationaux, régionaux, départementaux ou locaux (sphères publiques ou privés) en lien avec les missions du Pays (à destination interne, à destination des comcom, à destination des communes et à destination des opérateurs du territoire)
• Établir un réseau de contacts formalisé permettant d’obtenir toutes les informations utiles pour la constitution d’une cartographie dynamique
• Assurer la diffusion et l’information sur les appels à projets et programme sur le site internet et auprès des éventuels bénéficiaires (formats communiquant facilitant leur promotion et diffusion)

Les missions d’assistance au Pôle Ressources :

1. Suivi logistique sur la structure :

• Gestion et suivi des véhicules, du matériel et des équipements de la structure (sono, vidéoprojecteur, machine à affranchir…)
• Gestion des stocks de fournitures et des stocks alimentaires
• Gestion et suivi du bâtiment du siège (petits travaux, équipements, suivi sécurité…)

2. Remplacement des autres assistantes administratives et financières du pôle Ressources lors des congés et absences

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion courrier (entrant et partant) et des boites email communes + des communiqués de presse
• Suivi planning Directrice, Directrice Adjointe et lien avec le Président
• Préparation des assemblées
• Exceptionnellement gestion des engagements et des paiements en urgence

3. Les missions d’appui au Conseil de Développement du Pays Cœur d’Hérault

• Appui logistique à l’organisation de réunions : réservations de salles, à novel.id ou ailleurs, lien visioconférence si nécessaire, réservation de matériel au besoin
• Suivi et mise à jour de bases de données de contacts, du drive de documents partagés du CODEV
• Lien d’informations stratégiques entre le CODEV et le SYDEL : participation à des réunions, documents à diffuser

4. Appui logistique à l'organisation de réunions pour les manifestations importantes de la structure avec un pilotage direction/ressources : réservations de salles (novel.id ou ailleurs) et assurance, lien visioconférence si nécessaire, réservations et organisation de matériels au besoin, réservation traiteur…
5. Suivi de l’actualisation des indicateurs du pôle Ressources

Tâches secondaires du poste :

• Missions complémentaires en lien avec le fonctionnement général de la structure ;
• Participations et appuis aux évènements organisés par le Pays Cœur d’Hérault (conférence des maires, séminaires…)

Positionnement hiérarchique :

Affectation du poste : Pôles du Pays Cœur d’Hérault

Sous l'autorité : du Président du SYDEL du Pays Cœur d'Hérault, de la Directrice et des Responsables des unités mutualisés pour les missions

Encadrement direct : Non

Relations fonctionnelles :

En interne :                                                                                                     

• Travail étroit avec les Pôles, et missions, du Pays, notamment Leader
• Travail en collaboration étroite avec les agents du pôle ressources (remplacement, complémentarité)                                                                                

En externe :

• En relation avec des professionnels des missions SYDEL
• En relation avec les structures et opérateurs du la sphère publique et privé gestionnaires des appels à projets et programmes
• Le conseil de développement
• Très occasionnellement relation avec le grand public

Exigences requises :

Niveau requis : Diplôme : Bac +2 - domaine administrative, finances

Expériences requises : oui

Formations et qualifications nécessaires : comptabilité et administration

Expertise(s) nécessaire :

• Domaines : comptabilité et administration ; communication
• Niveau d'expertise : Expertise dans son domaine

Savoirs (connaissances théoriques et pratiques) CONNAITRE...

• Connaissances en gestion administrative, comptable, financière
• Connaissances en développement local rural
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales : travail en lien avec les élus, les habitants et les partenaires extérieurs
• Connaissances sur le programme européen LEADER
• Connaissance sur les programmes, appels à projets et compétences des financeurs

Savoirs faire (techniques et méthodologies) ETRE CAPABLE DE...

• Capacités rédactionnelles de courrier, relecture des documents
• Maîtrise indispensable de l’outil informatique dont notamment traitement de texte et base de données (pack office et logiciels libres) et numérique (web, réseaux sociaux)
• Capacité à maitriser et appliquer des procédures règlementaires
• Compétences techniques souhaitées en gestion de base de données
• Capacité à repérer les dispositifs de financement s’adressant aux projets portés par des acteurs publics
• Capacité à entrer en relation avec les acteurs porteurs des dispositifs de financements, à établir un réseau solide et efficace.
• Capacité à mettre en place une veille sur les appels à projets lancés et diffuser la communication dédiée auprès des communes, intercommunalités et opérateurs du territoire
• Capacité à s’approprier la gestion et le déploiement des projets sur le logiciel Qpilote

Savoirs être (qualités professionnelles, comportement) ETRE .....

• Organisé dans son travail, gestion de son temps et des priorités   
• Sens de la rigueur
• Disponibilité et capacité d'adaptation
• Sens du travail en équipe, autonomie et esprit d'initiative
• Capacité relationnelle, de communication et d'expression orale
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Sens des responsabilités
• Force de proposition
• Respect de la confidentialité
• Sens relationnel au service du projet avec les élus et partenaires
• Aptitude au travail en transversalité et au multi-partenariat

Conditions et contraintes d'exercice :

• Ordinateur portable
• Bureau partagé
• Déplacements (véhicules de service à disposition). — permis B valide exigé.
• Les Avantages du Poste

•Rejoindre une collectivité engagée du Cœur d'Hérault avec une feuille de route des missions « CAP 2030 » construite, suivie et ambitieuse pour le territoire et ses usagers •Des conditions de travail favorables (forfait congés/rtt pour un 39h : 25 CA + 23 RTT) + Régime indemnitaire

(RIFSEEP) + Avantages sociaux

•Un cadre de travail et de vie agréable au sein d'une petite équipe de 23 agents

• Risques professionnels :

•Travail de bureau. •Manutention légère de poids lors de la préparation des réunions

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.

À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.